3 項原則讓你變得更有生產力 - 最有生產力的一年 The Productivity Project

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最有生產力的一年

每一天,我們都有 24 小時的時間,過有意義的生活。然而,你我都有許多應盡的義務,它們佔去了我們大部分的時間,剩下來的時間便寥寥無幾。

每個人都想著如何在有限的時間內提高自己的產能,以盡可能完成更多事情。然而,在閱讀完最有生產力的一年 (The Productivity Project) 這本書後,我有了不同的啟發,改變了我對於生產力這件事情的觀點。

以下我將摘要書籍的內容,並列舉 3 項十分受用的方法。


在這篇文章中你將知道

  • 如果你是一位熱衷於生產力的人,我會與你分享為什麼你該立即透過 Kindle 或是 博客來 收藏本書
  • 生產力的真正定義
  • 生產力的 3 項原則

概覽

作者 Chris Bailey 大概是地表上癡迷生產力數一數二的人了。

為了追求生產力,並探索生產力技巧這項遠大的目標。Chris Bailey 於 2013 年 5 月,從 Carleton University 畢業不久,決定拒絕了兩份優渥且高薪的全職的工作機會。並且開始了長達一年的計畫,名為「最有生產力的一年」(A Year of Productivity)。

在這一整年,作者不僅大量收集及閱讀任何有關生產力的資訊,並著手實驗,將所有的學習及心得更新至個人網站 (alifeofproductivity.com)。並且計劃在這整整 365 天中:

  • 盡可能閱讀所有生產力相關書籍和學術期刊文獻、深入探討相關的研究
  • 採訪生產力大師,了解這些人是如何有效率地過每一天
  • 在自己身上進行各種生產力實驗,進而找出提高生產力的各種方法

過去實驗中也不乏很瘋狂且無厘頭的項目,包含:

  • 一週冥想 35 小時
  • 一週工作 90 小時
  • 每天早上 05:30 (是在當兵吧 ….),測試早起對生產力的影響
  • 一週觀看 70 小時的 TED 演講
  • 增加 5 公斤的淨肌肉量
  • 完全與外界隔離的生活
  • 一整個月只喝水,不喝其他飲料

最後在這段期間,匯總個人多年的生產力技巧及精華,寫入至該本書中。這本書的目的很簡單,為的就是要告訴你如何:

  • 辨識出工作中不可或缺的任務
  • 更有效地做好這些任務
  • 像忍者一樣管理好你的時間
  • 戒掉拖延惡習
  • 聰明工作,不再白忙一場
  • 培養出心無旁騖的專注力
  • 一整天都保持禪定般的清晰思維
  • 擁有過去從未有的豐沛精力

真正有「生產力」的定義

在現今,我們有著比以往任何時候更多的事情必須完成,周遭令我們分心的事物排山倒海而來,緊張和壓力從四面八方襲擊,甚至不得已下班後回家還得繼續工作。劫持我們專注力的響鈴和提示充斥我們周遭,而且我們比先前任何時候更無暇做一些養精蓄銳的事 (運動、均衡飲食、充足睡眠等等)。

但很多時候,我們常常會著迷於要把很多事情塞滿自己一天的行程表,乍看之下好像非常的高效,並且十分忙碌,然而,在本書中,點破了一個非常重要的問題,即是人們在努力提高生產力的過程中,常會犯一個很大的錯誤:

那就是持續的「自動化」工作:眼前有什麼任務就做什麼,絲毫不假思索。(這類似於 我在 Amazon 學到的 10 件事 提到搞懂重要性比起做一堆績效來得重要)。

事實是:

生產力跟你「做」多少無關,它只跟你「成就」多少有關。

最具生產力的人,其工作速度快到足以完成每件事,同時又慢到足以讓自己辨識最重要的事,然後從容不迫且用心地執行。

真正有生產力的定義,在於我們在時間內完成計畫的事項,並且帶來一定的影響。真正影響生產的不見得在於「時間不夠」,若你沒有足夠的精力 / 能量 (Energy) 或是專注力 (Concentration),即使給你再多的時間,可能執行的效率仍低落。

生產力的真正定義 - 時間、精力及專注力
生產力的真正定義 - 時間、精力及專注力

這代表著你需要比以往任何時候更聰明地工作,以及更有效管理你的時間、專注力和精力。

3 項原則讓你變得更有生產力

雖然好像很多人都將「早起」與「成功人士」劃上等號,例如,你很常看到類似的標題:

  • 為何成功的人都喜歡早起?8個名人的早晨習慣全公開,超乎凡人的高效率就從這來!
  • 為什麼成功人士都愛早起?
  • 成功人士的背後都有「早起」好習慣
早起 = 成功人士?
早起 = 成功人士?

但在作者經歷一年的研究,透過自己實驗每天 05:30 起床的計畫,不僅是生產效率並沒有特別顯著的提升,並且常常有一至二小時是無法工作的狀態。在採訪多位高效人士後,他發現,早起並不是提高生產力的主要原因

一個人的社經地位高低,跟他是早起者還是夜貓子,一點關係都沒有。每個人的生理結構本來就不一樣,沒有一定哪個習慣就特別好。決定你有無生產力的關鍵,其實在於你清醒的時候做了什麼。

在之前,總認為無法早起的人就是懶惰、不自律的表現。但在這幾個月來讀過 Why We Sleep 一書,甚至閱讀到這些內容後,完全顛覆了我的舊有觀念,並從中調整自己的生產模式。以下是我實作後覺得很有效的 3 項核心原則:

1. 並非每件事情都同等重要

我相信每個人多少都聽過 80/20 法則 (80/20 rule, Pareto Principle):通常有 20% 的變因操作著 80% 的局面。

因此,你必須先決定自己每天需要聚焦在哪些事情上面,如此你最有生產力的基礎才算真正穩固。

每天一開始,把心念快轉到一天結束之時,問問自己:當這一天結束,我希望做完哪三件事情?並把這三件事情寫下來

列舉出每日必做的 3 件事,你在一天中,便能有清晰的藍圖明白接下來 24 小時,你的時間應該花在哪。

三項成就之所以有效,是因為我們的大腦從很早以前即被訓練用「三」思考:開始、中間集結尾。例如,軍隊用「三」幫助人們記住存活的資訊:「你可以三分鐘沒有空氣、三天沒有水、三週不進食」。

如何刪減不重要的事物?方法其實很簡單:

  • A. 列出一份你應做的工作清單
  • B. 列出所有工作內容之後,問問自己:如果一整天只能做清單上的一項工作,哪一樣工作會讓你在同樣時間內達到最大成就 (對你自己最有價值?)
  • C. 再問問自己,如果你至多選兩樣工作做一整天,在相同時間獲致第二、第三大成就的會是哪兩樣工作?

衡量生產力最好的方法,就是在每天結束時,自問一個很簡單的問題:我完成了多少原定計劃做的事情?當你做完原定計畫的事情,表示你很清楚自己的生產力目標、並按部就班加以完成,在我看來,這才是有生產力的。

並非每件事情都同等重要,換句話說,在你的工作裡,明明花費的時間都一樣,但某些事情就是比其他事情讓你獲致更多成就。例如:

  • 做好一週的規劃
  • 指導新進員工
  • 投資在自己的學習上
  • 推掉無主題的會議
  • 推掉徒勞無功的工作
  • 安排重複性的工作自動完成

明明花一樣的時間,但你做上述事情所獲致的成就,會比以下這些事情還要多:

  • 參加毫無意義的會議
  • 時時關注社交媒體的最新動態
  • 不斷察看你的電子郵件
  • 閱讀網路新聞
  • 跟別人八卦閒聊

你在重要事情上面投注越多的時間、精力和專注力,所獲得的成就會越多,你也會變得愈來愈具生產力。一項任務、計畫或是承諾之所以重要,通常基於以下兩點:

  • A. 它對你有意義、與你的價值觀密切關聯
  • B. 它對你的工作有很大的影響

作者提到,如果從未坐下來、認清哪些才是對我工作影響最大的任務,並且用心將之做好,則不可能有高的生產力。

這類似於美國暢銷書作家 Rory Vaden 在 2015 年的 Ted Talk 中,提到的概念 (我在這裡也附上了相關的影音):

Your multiply your time by giving yourself the emotional permission to spend time on things today that will give you more time tomorrow.

我簡略翻譯為:你通過積極地給予那些能讓你明天擁有更多時間的事情上,使得你可以倍增你的時間

事實是,每個人仍一天只有 24 小時。但透過正確的檢視你的任務,同時刪減不需要、自動化或是委派的項目,並且專注於重要的工作使其帶來效益,能為你的明天贏取更多的時間。這正是在這短短 18 分鐘分享裡,提到的 Focus Tunnel 所要傳達的訊息:

Focus Tunnel
Focus Tunnel

為什麼我們總是覺得時間不夠用?其實你應該審視你的工作清單,並把精力專注在真正重要的事情上。

2. 追蹤你的時間到底都去哪

「我沒空做」是世上最大的藉口。當有人說他們「沒空」做某件事時,他們真正想表達的是,那件事並不如他們手上其他事情來得重要,或是具吸引力。每個人每天都有 24 小時的時間,他想要怎麼運用這 24 小時完全是他個人的選擇。

研究顯示,當你紀錄自己的飲食習慣,所減去的體重會多出一倍。像是我也會善用 MyFitnessPal App 有空隨手紀錄一天吃的飲食熱量、營養素和蛋白質攝取,以了解是否達到目標水平。這確實在潛意識中有效的提醒自己應該正確的攝取和飲食:

MyFitnessPal 一天紀錄的食物 MyFitnessPal 一天計算的營養和熱量攝取
我在 MyFitnessPal App 上的飲食紀錄

同樣地,當你開始做時間紀錄後,也會有類似的加乘效果。例如:我也曾經在一天結束後,隨手寫下自己當天大概做了哪些事情,為期大約一週。這確實有助於我在檢視自己將時間花在哪些地方:

隨手紀錄自己的時間也是個追蹤的好方式
隨手紀錄自己的時間也是個追蹤的好方式

除了追蹤自己的時間都跑去哪之外,也同時需要好好管理生產力三大元素:

  • 時間 (Time):觀察自己如何明智運用時間、一天當中做完多少事情,以及拖延的頻率已多高
  • 專注力 (Concentration):觀察自己專注在哪些事情上、專注力是否集中,以及是否常會分心
  • 精力 (Energy):仔細觀察自己的動力、積極度與整體的精力,監測自己的能量在各個實驗過程中的高低波動

在一天中,學會善用生理時間段能夠讓你有效的完成重要的任務,這是因為,我們的一天中精力通常都有限。

精力就像是一整天的燃料,用來維持高效的生產力。因此,妥善管理精力 (Energy) 非常重要。如果你的油箱裡缺乏燃料讓你做好工作,或是因為你沒有吃好睡足、培養足夠的精力,而導致體力透支,則生產力就會直線下降,就算你的時間或專注力管理得再好也沒有用。

同時,也有很多方式能夠幫助你保留更多的精力:

  • 如果你貫徹極簡主義,你可以擁有固定的幾套衣服搭配,出門不再花心思選擇穿什麼,把思考的能量留在更重要的事情上
  • 做好明天甚至一週的餐點,不必再煩惱午餐吃什麼
  • 關閉你手機的通知和提醒,不讓其干擾中斷眼前的工作,專注處理重要的任務
  • 將不重要的任務延遲,再批次性的處理瑣碎工作

為了釐清尋常日子裡能量波動的狀況,作者也設計了一個為期三週的實驗,每個一小時便紀錄自己的能量狀態。在為期三週的實驗中,同時還做了以下事情:

  • 飲食中完全戒除咖啡因和酒精
  • 盡量少吃糖
  • 少量多餐,讓一整天都有燃料可用
  • 想睡就睡,想醒來就醒來,不設鬧鐘

從實驗中,作者可以發現自己在每天早上十點至中午,以及下午五點到八點左右,是他精力最旺盛的時間。在能量高峰期間,可以執行最重要的項目;在能量下滑時,採取低效率任務行動,提高體能和心力。

花時間觀察你的精力在一天當中的波動,如此一來,便能在「生理黃金時段」處理對你影響最大的任務(此時你有最充足的精力與專注力可以投入),並且在精力下降時,處理對你影響最小的任務。最有生產力的人不只能有效管理自己的時間,他們同樣也能管理好自身的精力和專注力。

要想更加慎重地工作,覺察是關鍵。你必須覺察自己的精力水平,如此才能聰明善用你一天當中的能量。

現代科技的進步實為一把雙面刃,你可以透過善用科技工具幫助你追蹤時間,也可能因科技偷走你很多時間。現在很多 App 都設計了時間追蹤的工具,不妨也試著善用這些工具,例如,Instagram 也提供了追蹤使用該 App 的時間:

檢視 Instagram 活動紀錄的方式 在 Instagram 上面花費的時間
Instagram 使用時間紀錄

雖然我熱愛資訊科技,並且樂於享受這些產品所帶來的好處,但我同時也漸漸意識到這些產品背後帶來的潛在問題。在過去至少 12 個月的時間裡,我將 Line 和 Instagram 的通知功能全數關閉、震動提醒全部改靜音,移除了 Facebook、Messager 相關的軟體。我的生活因此有受到嚴重的影響嗎?不,自此以來,這種模式讓我獲得非常大的救贖,我能夠在我真的有空閒之餘「主動」的去查看訊息,而不是「被動」的被餵養訊息並且遭到中斷。

這使我花費在社交軟體的時間逐漸降低,並且排除掉了很多不必要的干擾。但你可能會問:

通知關掉這樣別人怎麼找我?

我只能說,這樣的疑慮可能是多餘的。真正重要的人、事,肯定可以透過你的手機號碼與你電話聯繫到你,並且讓你知悉。而那通常是你人生中,20% 你所重視的人。

真正在乎你的人,如果真的有很重要的事情,是不會介意用打電話的方式與你聯繫的。

通訊和社交軟體改變了眾多人的使用習慣,人機介面專家們無所不用其極的想把你的注意力留在他們的產品上,卻也可能間接偷走了你非常多的時間。但這個世界不應該只侷限於一個像素點屏幕,並且汲汲營營的努力經營自己的虛擬形象,人生大部分的時間還是值得花費在真正更有意義的事物上 (例如:創作、體驗生活)。

試試這項方法降低你對這些產品的注意力和花費的精力,也許你也可以在你的生活中注意到一些變化。

3. 清空腦袋

多數腦科學研究提及,要將短期記憶轉化為長期記憶,實則是一項非常浩大的工程。這意味著也許你我天生本來就不擅長記憶事物,我們的大腦更像是一個強而有力的運算單元,而非因儲存用途被設計。

它用於創意發想、思考以及解決複雜的問題。在本書中,基於腦科學研究的理論,提到了幾項可行性的實務建議:

  • 一次只做一件事:將你的任務拆解為一至兩項的小目標,而非因多件事物同時間影響你的專注力
  • 製作焦慮清單 (Worry List):將你會煩惱的事項紀錄並將其拋諸於腦後 (讓大腦於背景執行中思考解決方式)
  • 冥想:多數研究證實冥想對於清空大腦和提升專注力有一定的效果

有時候,我們仍無法避免進行一些低回報性質的維護類型任務,例如:清理收件夾、剪指甲、分類郵件、準備午餐等。

但維修保養類型的工作,卻不可不做的主要原因,是因為,它通常用以維持你個人的工作與生活正常運作。你若不烹煮健康的食物,便很難吃得健康;若是沒有隔幾天刮一次鬍子、洗頭髮並吹乾,便很難有清爽的外表;你的房子若是亂成一團,回到家就很難感到舒服。甚至以情緒、煩躁等形式影響你的大腦,剝奪你的專注力。

這種情況,如果有很多瑣碎的事項,不妨安排「維修日」來讓你更好地處理這些事項。

整個星期,逐一記下所有的低回報維護任務:從採買雜貨到修剪指甲,全部寫在表上。在那個星期裡完全不做,而是等到週日 (維修日) 再一次全部處理。清空你的腦袋,並有效率的批次完成工作。

當然,如果你實在無法安排一天的「維修日」,不妨試著逐一記下你整個星期必須做的維護任務,並且建立一張維護清單。這樣一來,當你精力不足、無法專心處理高影響力的任務時,你就可以一次處理維護清單上的好幾個任務,多少減輕一些工作的負擔。

總結

最有生產力的一年」真的是我目前閱讀許多提高生產力的書籍中,唯一一本書籍,能以非常有系統化的方式,告訴你何謂生產力、反轉觀念,和逐一分享許多提高生產力的方法。在書中同時提到了非常多你可以立即去嘗試建議,例如:

  • 排除會令你在生產黃金時間時可能的干擾,例如:降低使用手機、社交媒體的頻率 (例如關掉手機的新訊息提醒 — 超級有效!)
  • 處理高回報的任務,一次只做一件事
  • 正確飲食、睡眠、培養良好的習慣 (例如我在原子習慣一書提到的幾個方式),並追蹤自己的任務及時間
    • 多喝水、少喝含酒精、糖分甚至咖啡因的飲料:人體一旦缺水,將會引起疲勞、嗜睡、焦慮及難以集中注意力,這所有症狀都會降低你的生產力

現在的社會充斥了各種善用大腦設計的誘因促使人們黏著 (速食、社交媒體),也讓人感覺使用某些工具,似乎就能獲得立即生產力提升的效果 (Trello、clickUp)。但是,想要從變得更有生產力的浪漫想法中,跳到每天完成更多的實際狀態裡,你一定得付出努力。

請記得,快沒有用,改變需要長期耕耘。

這本書裡面,還設計了很多很簡單的小挑戰,一步步引導你成為更有生產力的人類。由於細節實在是很多,無法一一列舉。如果你也期待自已能擁有高效的人生,並想學習更多具體的方式,你可以透過下列連結取得相關的電子、實體書籍版本直接收藏至你的書單:

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