3 項原則讓你變得更有生產力 - 最有生產力的一年 The Productivity Project
每一天，我們都有 24 小時的時間，過有意義的生活。然而，你我都有許多應盡的義務，它們佔去了我們大部分的時間，剩下來的時間便寥寥無幾。
每個人都想著如何在有限的時間內提高自己的產能，以盡可能完成更多事情。然而，在閱讀完最有生產力的一年 (The Productivity Project) 這本書後，我有了不同的啟發，改變了我對於生產力這件事情的觀點。
以下我將摘要書籍的內容，並列舉 3 項十分受用的方法。
概覽
作者 Chris Bailey 大概是地表上癡迷生產力數一數二的人了。
為了追求生產力，並探索生產力技巧這項遠大的目標。Chris Bailey 於 2013 年 5 月，從 Carleton University 畢業不久，決定拒絕了兩份優渥且高薪的全職的工作機會。並且開始了長達一年的計畫，名為「最有生產力的一年」(A Year of Productivity)。
在這一整年，作者不僅大量收集及閱讀任何有關生產力的資訊，並著手實驗，將所有的學習及心得更新至個人網站 (alifeofproductivity.com)。並且計劃在這整整 365 天中：
- 盡可能閱讀所有生產力相關書籍和學術期刊文獻、深入探討相關的研究
- 採訪生產力大師，了解這些人是如何有效率地過每一天
- 在自己身上進行各種生產力實驗，進而找出提高生產力的各種方法
過去實驗中也不乏很瘋狂且無厘頭的項目，包含：
- 一週冥想 35 小時
- 一週工作 90 小時
- 每天早上 05:30 (是在當兵吧 ….)，測試早起對生產力的影響
- 一週觀看 70 小時的 TED 演講
- 增加 5 公斤的淨肌肉量
- 完全與外界隔離的生活
- 一整個月只喝水，不喝其他飲料
最後在這段期間，匯總個人多年的生產力技巧及精華，寫入至該本書中。這本書的目的很簡單，為的就是要告訴你如何：
- 辨識出工作中不可或缺的任務
- 更有效地做好這些任務
- 像忍者一樣管理好你的時間
- 戒掉拖延惡習
- 聰明工作，不再白忙一場
- 培養出心無旁騖的專注力
- 一整天都保持禪定般的清晰思維
- 擁有過去從未有的豐沛精力
真正有「生產力」的定義
在現今，我們有著比以往任何時候更多的事情必須完成，周遭令我們分心的事物排山倒海而來，緊張和壓力從四面八方襲擊，甚至不得已下班後回家還得繼續工作。劫持我們專注力的響鈴和提示充斥我們周遭，而且我們比先前任何時候更無暇做一些養精蓄銳的事 (運動、均衡飲食、充足睡眠等等)。
但很多時候，我們常常會著迷於要把很多事情塞滿自己一天的行程表，乍看之下好像非常的高效，並且十分忙碌，然而，在本書中，點破了一個非常重要的問題，即是人們在努力提高生產力的過程中，常會犯一個很大的錯誤：
那就是持續的「自動化」工作：眼前有什麼任務就做什麼，絲毫不假思索。(這類似於 我在 Amazon 學到的 10 件事 提到搞懂重要性比起做一堆績效來得重要)。
事實是：
生產力跟你「做」多少無關，它只跟你「成就」多少有關。
最具生產力的人，其工作速度快到足以完成每件事，同時又慢到足以讓自己辨識最重要的事，然後從容不迫且用心地執行。
真正有生產力的定義，在於我們在時間內完成計畫的事項，並且帶來一定的影響。真正影響生產的不見得在於「時間不夠」，若你沒有足夠的精力 / 能量 (Energy) 或是專注力 (Concentration)，即使給你再多的時間，可能執行的效率仍低落。
這代表著你需要比以往任何時候更聰明地工作，以及更有效管理你的時間、專注力和精力。
3 項原則讓你變得更有生產力
雖然好像很多人都將「早起」與「成功人士」劃上等號，例如，你很常看到類似的標題：
- 為何成功的人都喜歡早起？8個名人的早晨習慣全公開，超乎凡人的高效率就從這來！
- 為什麼成功人士都愛早起？
- 成功人士的背後都有「早起」好習慣
但在作者經歷一年的研究，透過自己實驗每天 05:30 起床的計畫，不僅是生產效率並沒有特別顯著的提升，並且常常有一至二小時是無法工作的狀態。在採訪多位高效人士後，他發現，早起並不是提高生產力的主要原因。
一個人的社經地位高低，跟他是早起者還是夜貓子，一點關係都沒有。每個人的生理結構本來就不一樣，沒有一定哪個習慣就特別好。決定你有無生產力的關鍵，其實在於你清醒的時候做了什麼。
在之前，總認為無法早起的人就是懶惰、不自律的表現。但在這幾個月來讀過 Why We Sleep 一書，甚至閱讀到這些內容後，完全顛覆了我的舊有觀念，並從中調整自己的生產模式。以下是我實作後覺得很有效的 3 項核心原則：
1. 並非每件事情都同等重要
我相信每個人多少都聽過 80/20 法則 (80/20 rule, Pareto Principle)：通常有 20% 的變因操作著 80% 的局面。
因此，你必須先決定自己每天需要聚焦在哪些事情上面，如此你最有生產力的基礎才算真正穩固。
每天一開始，把心念快轉到一天結束之時，問問自己：當這一天結束，我希望做完哪三件事情？並把這三件事情寫下來
列舉出每日必做的 3 件事，你在一天中，便能有清晰的藍圖明白接下來 24 小時，你的時間應該花在哪。
三項成就之所以有效，是因為我們的大腦從很早以前即被訓練用「三」思考：開始、中間集結尾。例如，軍隊用「三」幫助人們記住存活的資訊：「你可以三分鐘沒有空氣、三天沒有水、三週不進食」。
如何刪減不重要的事物？方法其實很簡單：
- A. 列出一份你應做的工作清單
- B. 列出所有工作內容之後，問問自己：如果一整天只能做清單上的一項工作，哪一樣工作會讓你在同樣時間內達到最大成就 (對你自己最有價值？)
- C. 再問問自己，如果你至多選兩樣工作做一整天，在相同時間獲致第二、第三大成就的會是哪兩樣工作？
衡量生產力最好的方法，就是在每天結束時，自問一個很簡單的問題：我完成了多少原定計劃做的事情？當你做完原定計畫的事情，表示你很清楚自己的生產力目標、並按部就班加以完成，在我看來，這才是有生產力的。
並非每件事情都同等重要，換句話說，在你的工作裡，明明花費的時間都一樣，但某些事情就是比其他事情讓你獲致更多成就。例如：
- 做好一週的規劃
- 指導新進員工
- 投資在自己的學習上
- 推掉無主題的會議
- 推掉徒勞無功的工作
- 安排重複性的工作自動完成
明明花一樣的時間，但你做上述事情所獲致的成就，會比以下這些事情還要多：
- 參加毫無意義的會議
- 時時關注社交媒體的最新動態
- 不斷察看你的電子郵件
- 閱讀網路新聞
- 跟別人八卦閒聊
你在重要事情上面投注越多的時間、精力和專注力，所獲得的成就會越多，你也會變得愈來愈具生產力。一項任務、計畫或是承諾之所以重要，通常基於以下兩點：
- A. 它對你有意義、與你的價值觀密切關聯
- B. 它對你的工作有很大的影響
作者提到，如果從未坐下來、認清哪些才是對我工作影響最大的任務，並且用心將之做好，則不可能有高的生產力。
這類似於美國暢銷書作家 Rory Vaden 在 2015 年的 Ted Talk 中，提到的概念 (我在這裡也附上了相關的影音)：
Your multiply your time by giving yourself the emotional permission to spend time on things today that will give you more time tomorrow.
我簡略翻譯為：你通過積極地給予那些能讓你明天擁有更多時間的事情上，使得你可以倍增你的時間
事實是，每個人仍一天只有 24 小時。但透過正確的檢視你的任務，同時刪減不需要、自動化或是委派的項目，並且專注於重要的工作使其帶來效益，能為你的明天贏取更多的時間。這正是在這短短 18 分鐘分享裡，提到的 Focus Tunnel 所要傳達的訊息：
為什麼我們總是覺得時間不夠用？其實你應該審視你的工作清單，並把精力專注在真正重要的事情上。
2. 追蹤你的時間到底都去哪
「我沒空做」是世上最大的藉口。當有人說他們「沒空」做某件事時，他們真正想表達的是，那件事並不如他們手上其他事情來得重要，或是具吸引力。每個人每天都有 24 小時的時間，他想要怎麼運用這 24 小時完全是他個人的選擇。
研究顯示，當你紀錄自己的飲食習慣，所減去的體重會多出一倍。像是我也會善用 MyFitnessPal App 有空隨手紀錄一天吃的飲食熱量、營養素和蛋白質攝取，以了解是否達到目標水平。這確實在潛意識中有效的提醒自己應該正確的攝取和飲食：
同樣地，當你開始做時間紀錄後，也會有類似的加乘效果。例如：我也曾經在一天結束後，隨手寫下自己當天大概做了哪些事情，為期大約一週。這確實有助於我在檢視自己將時間花在哪些地方：
除了追蹤自己的時間都跑去哪之外，也同時需要好好管理生產力三大元素：
- 時間 (Time)：觀察自己如何明智運用時間、一天當中做完多少事情，以及拖延的頻率已多高
- 專注力 (Concentration)：觀察自己專注在哪些事情上、專注力是否集中，以及是否常會分心
- 精力 (Energy)：仔細觀察自己的動力、積極度與整體的精力，監測自己的能量在各個實驗過程中的高低波動
在一天中，學會善用生理時間段能夠讓你有效的完成重要的任務，這是因為，我們的一天中精力通常都有限。
精力就像是一整天的燃料，用來維持高效的生產力。因此，妥善管理精力 (Energy) 非常重要。如果你的油箱裡缺乏燃料讓你做好工作，或是因為你沒有吃好睡足、培養足夠的精力，而導致體力透支，則生產力就會直線下降，就算你的時間或專注力管理得再好也沒有用。
同時，也有很多方式能夠幫助你保留更多的精力：
- 如果你貫徹極簡主義，你可以擁有固定的幾套衣服搭配，出門不再花心思選擇穿什麼，把思考的能量留在更重要的事情上
- 做好明天甚至一週的餐點，不必再煩惱午餐吃什麼
- 關閉你手機的通知和提醒，不讓其干擾中斷眼前的工作，專注處理重要的任務
- 將不重要的任務延遲，再批次性的處理瑣碎工作
為了釐清尋常日子裡能量波動的狀況，作者也設計了一個為期三週的實驗，每個一小時便紀錄自己的能量狀態。在為期三週的實驗中，同時還做了以下事情：
- 飲食中完全戒除咖啡因和酒精
- 盡量少吃糖
- 少量多餐，讓一整天都有燃料可用
- 想睡就睡，想醒來就醒來，不設鬧鐘
從實驗中，作者可以發現自己在每天早上十點至中午，以及下午五點到八點左右，是他精力最旺盛的時間。在能量高峰期間，可以執行最重要的項目；在能量下滑時，採取低效率任務行動，提高體能和心力。
花時間觀察你的精力在一天當中的波動，如此一來，便能在「生理黃金時段」處理對你影響最大的任務（此時你有最充足的精力與專注力可以投入），並且在精力下降時，處理對你影響最小的任務。最有生產力的人不只能有效管理自己的時間，他們同樣也能管理好自身的精力和專注力。
要想更加慎重地工作，覺察是關鍵。你必須覺察自己的精力水平，如此才能聰明善用你一天當中的能量。
現代科技的進步實為一把雙面刃，你可以透過善用科技工具幫助你追蹤時間，也可能因科技偷走你很多時間。現在很多 App 都設計了時間追蹤的工具，不妨也試著善用這些工具，例如，Instagram 也提供了追蹤使用該 App 的時間：
雖然我熱愛資訊科技，並且樂於享受這些產品所帶來的好處，但我同時也漸漸意識到這些產品背後帶來的潛在問題。在過去至少 12 個月的時間裡，我將 Line 和 Instagram 的通知功能全數關閉、震動提醒全部改靜音，移除了 Facebook、Messager 相關的軟體。我的生活因此有受到嚴重的影響嗎？不，自此以來，這種模式讓我獲得非常大的救贖，我能夠在我真的有空閒之餘「主動」的去查看訊息，而不是「被動」的被餵養訊息並且遭到中斷。
這使我花費在社交軟體的時間逐漸降低，並且排除掉了很多不必要的干擾。但你可能會問：
通知關掉這樣別人怎麼找我？
我只能說，這樣的疑慮可能是多餘的。真正重要的人、事，肯定可以透過你的手機號碼與你電話聯繫到你，並且讓你知悉。而那通常是你人生中，20% 你所重視的人。
真正在乎你的人，如果真的有很重要的事情，是不會介意用打電話的方式與你聯繫的。
通訊和社交軟體改變了眾多人的使用習慣，人機介面專家們無所不用其極的想把你的注意力留在他們的產品上，卻也可能間接偷走了你非常多的時間。但這個世界不應該只侷限於一個像素點屏幕，並且汲汲營營的努力經營自己的虛擬形象，人生大部分的時間還是值得花費在真正更有意義的事物上 (例如：創作、體驗生活)。
試試這項方法降低你對這些產品的注意力和花費的精力，也許你也可以在你的生活中注意到一些變化。
3. 清空腦袋
多數腦科學研究提及，要將短期記憶轉化為長期記憶，實則是一項非常浩大的工程。這意味著也許你我天生本來就不擅長記憶事物，我們的大腦更像是一個強而有力的運算單元，而非因儲存用途被設計。
它用於創意發想、思考以及解決複雜的問題。在本書中，基於腦科學研究的理論，提到了幾項可行性的實務建議：
- 一次只做一件事：將你的任務拆解為一至兩項的小目標，而非因多件事物同時間影響你的專注力
- 製作焦慮清單 (Worry List)：將你會煩惱的事項紀錄並將其拋諸於腦後 (讓大腦於背景執行中思考解決方式)
- 冥想：多數研究證實冥想對於清空大腦和提升專注力有一定的效果
有時候，我們仍無法避免進行一些低回報性質的維護類型任務，例如：清理收件夾、剪指甲、分類郵件、準備午餐等。
但維修保養類型的工作，卻不可不做的主要原因，是因為，它通常用以維持你個人的工作與生活正常運作。你若不烹煮健康的食物，便很難吃得健康；若是沒有隔幾天刮一次鬍子、洗頭髮並吹乾，便很難有清爽的外表；你的房子若是亂成一團，回到家就很難感到舒服。甚至以情緒、煩躁等形式影響你的大腦，剝奪你的專注力。
這種情況，如果有很多瑣碎的事項，不妨安排「維修日」來讓你更好地處理這些事項。
整個星期，逐一記下所有的低回報維護任務：從採買雜貨到修剪指甲，全部寫在表上。在那個星期裡完全不做，而是等到週日 (維修日) 再一次全部處理。清空你的腦袋，並有效率的批次完成工作。
當然，如果你實在無法安排一天的「維修日」，不妨試著逐一記下你整個星期必須做的維護任務，並且建立一張維護清單。這樣一來，當你精力不足、無法專心處理高影響力的任務時，你就可以一次處理維護清單上的好幾個任務，多少減輕一些工作的負擔。
總結
「最有生產力的一年」真的是我目前閱讀許多提高生產力的書籍中，唯一一本書籍，能以非常有系統化的方式，告訴你何謂生產力、反轉觀念，和逐一分享許多提高生產力的方法。在書中同時提到了非常多你可以立即去嘗試建議，例如：
- 排除會令你在生產黃金時間時可能的干擾，例如：降低使用手機、社交媒體的頻率 (例如關掉手機的新訊息提醒 — 超級有效！)
- 處理高回報的任務，一次只做一件事
- 正確飲食、睡眠、培養良好的習慣 (例如我在原子習慣一書提到的幾個方式)，並追蹤自己的任務及時間
- 多喝水、少喝含酒精、糖分甚至咖啡因的飲料：人體一旦缺水，將會引起疲勞、嗜睡、焦慮及難以集中注意力，這所有症狀都會降低你的生產力
現在的社會充斥了各種善用大腦設計的誘因促使人們黏著 (速食、社交媒體)，也讓人感覺使用某些工具，似乎就能獲得立即生產力提升的效果 (Trello、clickUp)。但是，想要從變得更有生產力的浪漫想法中，跳到每天完成更多的實際狀態裡，你一定得付出努力。
請記得，快沒有用，改變需要長期耕耘。
這本書裡面，還設計了很多很簡單的小挑戰，一步步引導你成為更有生產力的人類。由於細節實在是很多，無法一一列舉。如果你也期待自已能擁有高效的人生，並想學習更多具體的方式，你可以透過下列連結取得相關的電子、實體書籍版本直接收藏至你的書單：
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